Sayım kurulu, harcama yetkilisi tarafından görevlendirilen bir kişinin başkanlığında, taşınır kayıt yetkilisinin de katılımıyla, en az üç kişiden oluşur.
Sayım Süreci ve Hazırlıklar
Sayım süresince, hizmetin aksamaması ve bozulabilecek nitelikteki taşınırların korunması için gerekli önlemler alınır. Sayım kurulu, taşınır giriş ve çıkışlarını talep edebilir ve bu talepler harcama yetkilisince onaylanarak durdurulabilir. Sayım kurulunun sorumluluğu, gerekli önlemleri alarak sayımı gerçekleştirmektir.
Sayımın Uygulanması
Sayım kurulunun görevleri arasında, taşınır kayıt yetkilisince ambarlarda bulunan veya ambardan çıktığı halde belgesi düzenlenmemiş taşınırların işlemlerinin tamamlanması yer alır. Sayım Tutanağı’nın “Kayıtlara Göre Ambardaki Miktar” sütunu, defter kayıtları esas alınarak doldurulur. Daha sonra, ambarlardaki taşınırlar fiilen sayılır ve bulunan miktarlar “Ambarda Bulunan Miktar” sütununa kaydedilir.
Ambar sayımı tamamlandıktan sonra, oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırlar, Dayanıklı Taşınırlar Listeleri esas alınarak sayılır. Sayım sonuçları Sayım Tutanağı’na işlenir. Kamu görevlilerine taşınır teslim belgesi ile verilen taşınırlar için ise, sayım yapılmaksızın “Kayıtlara Göre Kişilere Verilen Miktar” sütunundaki bilgiler dikkate alınır.
Sayım Sonuçlarının Değerlendirilmesi
Sayımda bulunan miktar ile kayıtlı miktar arasında fark bulunması durumunda, miktar farklılıkları olan taşınırların sayımı bir kez daha tekrarlanır. Eğer fark devam ederse, bu miktar “Fazla” veya “Noksan” sütununa kaydedilir. Fiili miktarların kayıtlı miktarlardan eksik olduğunun tespit edilmesi durumunda, Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ile Taşınır İşlem Fişi düzenlenir. Fazlalık tespit edilirse, sadece Taşınır İşlem Fişi düzenlenir. Bu belgeler, muhasebe kayıtları için muhasebe birimine gönderilir.
Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli
Kayıtların sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlandıktan sonra, sayım kurulu tarafından Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli hazırlanır. Cetvel, sayım kurulu ile taşınır kayıt yetkilisi tarafından imzalanır. Bu cetvel ve ekinde bulunan sayım tutanağı ile sayım sonuçlarına göre düzenlenen giriş ve çıkış belgeleri, taşınır kayıt yetkilisinin yılsonu hesabını oluşturur.
